「案内状の印刷・発送」について

案内状は同級生の皆さまを最初につなぐメッセージです。

差出人の幹事様のお名前や母校の学校名を見ると、久しぶりに目にするお名前に驚きと懐かしさを感じる方も多いことでしょう。

開催日時・会場・会場の地図・会費を記載し、残りのスペースには幹事様から同級生の皆さまへメッセージを載せると良いでしょう。同級生に出す案内状ですが、時候の挨拶などを盛り込んだ簡潔な文章にするのが一般的です。

繰り返しますが、案内状は同級生の皆さまを最初につなぐメッセージです。この案内状でどれだけの方々に懐かしいお気持ちを抱いていただくかが同窓会当日の参加人数にも影響します。心を込めたメッセージを載せましょう。

卒業してからの年月やその地域の区画整理によっては卒業アルバムの住所に出した案内状の多くが戻ってきてしまいます。これらの転居先が分からなくなってしまった方々に関しては、同窓生専用のホームページやセキュリティのついた掲示板を設けて情報提供を呼びかけるのが非常に有効ですが、難しい場合は、電話連絡をしたり案内状が届いた人へ手紙送ったりして一人ずつ当たっていくしかありません。

特に学年全体の同窓会の場合は人数も多く幹事様にとって大変な作業とはなりますが、同窓会の開催を知らないままに当日が過ぎてしまい、残念に思う同級生の方々を一人でも少なくする為に頑張りましょう。中心になられるお友達と手分けされるのも良いかも知れません。手伝っていただける場合は皆で手分けし、一人でも多くの方々に同窓会の開催をお知らせしましょう。

また案内状には出欠席の受付連絡先を必ず明記し、正確な出席人数を把握するように努めましょう。

幹事様にとって案内状の印刷・発送は、自分達で同窓会を作りあげる上で最も大変な作業の一つですが、同級生をつなぐ最初の一歩となります。同窓会当日の皆さまの再会の為にも頑張りましょう。