同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧と申します。

今回は会費の決め方をお伝えしようと思います。
「会費を決めるのは簡単でしょ？ホテルやレストランの一人ひとりのお料理・飲み物代が分かれば【お料理・お飲物代 ＝ 会費】にすれば良いんじゃない？」と考える方もいるとおもます。

しかし、パーティー会場のお料理・お飲物代だけでは同窓会は開催できません。そのような会費設定をすると幹事さんが多額の自腹を切ることになってしまいます。

では、どのように会費を設定するべきなのか？どんなことを考慮しないといけないのか？説明します。

同窓会当日は、パーティー会場へのお支払い以外にも費用が発生

それでは具体的に卒業生250人の場合の、平均的な例で考えてみましょう。

案内状の印刷・発送費：約150円×250人＝37,500円
招待した先生への花束などの贈呈品：2,000×5人＝10,000円

これだけでも結構な出費です。しかし、まだ他にもあります。

ドタキャンの場合の料理代：5〜6,000円×5人＝25,000〜30,000円

これらを合計すると72,500〜77,500円となります。

この必要経費を参加予定の人数で割って、お料理・お飲物代に上乗せすると良いと思います。

参加人数の予測の際には特に注意が必要です。

同窓会を開くときに「半分以上は集まるだろう」ですとか、「成人式同窓会の時は特に頑張って人集めをしなくても、殆どのメンバーがあつまったから…。」というお声をよく伺います。

しかし、成人式の同窓会は他の同窓会と比べても圧倒的に参加率が高いのです。よって、この場合参考にするのはとても危険です。
実際は卒業生の3割集まれば大成功と考えて良いと思います。
250人のメンバーで30人くらいしか集まらなかった…、というお話もあります。

こうして計算するとお料理・お飲物代に2〜3,000円程度上乗せして会費を設定すると安全だと思います。

会費は一度決めるとなかなか変更できない

会費を決め、メンバーに案内状を出した後はよっぽどの事がない限り変更できません。よって会費の決定の際に、こういった必要経費を計算に入れるようにしましょう。

【お料理・お飲物代 ＝ 会費】ではないという事がお分かりいただけたと思います。

それでは、その経費を考慮に入れた上で一体どのくらいの価格帯で会費を設定すれば良いか？
「あまり高額な会費だと参加率が減りそうだな…」という年代の方もいらっしゃると思います。
また、逆に「少々会費は高くても立派なホテルで同窓会をしたい」とお考えになる年代の方々もいらっしゃいます。

それでは一般的にどのくらいの会費で同窓会が行われているか見てみましょう。

▼年代別の会費グラフ▼

こちらはあくまで平均です。
例えば20代の会費の平均は7450円です。実際は会費を5,500円にする同窓会もあれば9,000円に設定する同窓会もあります。

あくまで平均として参考にして下さい。

最後は幹事が思い切って決める！

会場選び、会費の設定は重要なお仕事で、それだけに責任を感じてしまわれると思います。
しかし、色んな意見を完璧に集約した会場はありませんし、当然そんな会費の決め方もできません。
よって、幹事様が会場を気に入って、お料理・お飲物代に2〜3,000円を上乗せして、あまりにも高額でなければそれで良いのだと私は思っています。

もし、想定より沢山人数が集まって、会費が余ったら二次会などに回すという方もいらっしゃるようです。

いかがでしたでしょうか？
この度のお話、幹事様の会費決定の際に少しでも役に立てば心より幸いです。

皆さまの同窓会の成功を心よりお祈りしております。